Analyse du rapport SPOT de l'AMF sur les contrôles externalisés

Philippe de VECCHI • 22 février 2021

Nous reprenons in extenso l'analyse de Philippe de VECCHI (Oxygène des Dirigeants, Président de l'ICCI Association des Indépendants de la Conformité et du Contrôle Interne) sur le rapport du contrôle SPOT de l'AMF sur l'externalisation du contrôle interne des sociétés de gestion

"Il nous semble que c’est la première fois que notre profession bénéficie d’une étude à part entière de la part d’une autorité. 


L’AMF s’est donc servi du moyen des « contrôles SPOT » pour faire passer quelques messages à tous les acteurs de notre profession…et à tous leurs clients.

Les prestations externalisées de contrôle permanent et de contrôle périodique sont ciblées (« les deux pans de la fonction de conformité »).

Les prestations externalisées entourant le contrôle des risques ont été sorties du champ de l’étude.

Quels seraient donc les critères d’un service de qualité ?

L’AMF à l’issue de ces travaux a distribué des bons et des mauvais points aux prestataires externes (exemples ci-dessous).


Cette très utile synthèse nous permet quoi qu’il en soit d’éclairer une partie des services additionnels qui peuvent être rendus à la clientèle au-delà de la réalisation des contrôles :
-   la réalisation des reportings annuels sur la conformité et le contrôle interne,
-   la veille réglementaire,
-   la réalisation de formations,
-   la mise en place du dispositif LCB-FT
-   la rédaction de procédures,
-   la préparation des comités de contrôle interne,
-   la préparation des rapports « FRA-RAC »
-   « et diverses assistances sur la réglementation avec les autorités de tutelle (en vue de la création de nouveaux produits financiers ou l’extension ou la mise à jour de son agrément) ».


A ceux-ci nous pourrions en ajouter quelques autres qui relèvent parfois d’approches plus qualitatives (et moins facilement mis en évidence) :
-   la sensibilisation des acteurs au sein de l’entreprise,
-   les études d’impact des évolutions réglementaires (et les propositions de mise en oeuve qui les accompagnent),
-   l’assistance à l’identification des risques,
-   le soutien des dirigeants et des collaborateurs,
-   la disponibilité.

Une suite nous est promise (« la doctrine fera l’objet de précisions »).


En effet certaines mentions méritent sans doute des éclaircissements : l’exigence potentielle d’une certification AMF pour les intervenants, l’exigence potentielle d’un justificatif d’une adhésion à une association professionnelle pour mesurer la capacité du prestataire…


Par ailleurs, l’AMF ayant elle-même relevé un manque général des acteurs dans la compréhension des objectifs des contrôles périodiques (« la distinction entre contrôle permanent et contrôle périodique est peu claire voire artificielle ») il faudrait sans doute en rappeler les modalités d’application.
Peut-être sera-t-elle aussi l’occasion de mieux aborder les aspects particuliers de la prestation de service de contrôle interne. Car si le niveau des prestations a pu sembler « disparate, voire dans certains cas, insuffisants », cela peut être dû aux différences profondes qui existent entre les professionnels que nous servons.


Ces différences sont souvent le résultat de l’histoire de l’entreprise et de sa construction, des contraintes exercées par le choix des outils (ou l’absence d’outils dans certains cas), du poids du budget du contrôle interne dans le résultat de l’entreprise, de la sensibilité des acteurs à l’auditabilité et à l’explicabilité de leurs travaux, etc.


Des éléments variables qui doivent absolument nuancer l’évaluation de la qualité des travaux exécutés.


Faut-il aussi rappeler l’impact sur nos organisations de la dynamique réglementaire ? L’auteur de ces lignes a saisi dans son référentiel de « textes essentiels » 164 mises à jour ou nouveautés depuis le 1er janvier 2020. Et cela sans compter les éléments « documentaires » (1596 entrées) et sans prétendre d’aucune façon à l’exhaustivité.
En conclusion, l’ICCI, la première association professionnelle (enregistrée le 9 mai 2019), est née de la volonté de ses fondateurs de « professionnaliser » les services rendus en augmentant la qualité « standard » des travaux de chacun et notamment par le partage des savoirs de tous.
Nous remercions l’AMF pour cet éclairage précieux et nous poursuivons nos travaux dans cet esprit confraternel qui nous caractérise (« concurrents mais solidaires »).


Synthèse des bons et des mauvais points, des bonnes et des mauvaises pratiques présentées dans la synthèse des contrôles SPOT 2020 relative à l’externalisation du contrôle interne Novembre 2020


Bons points (dans l’ensemble)
-   La bonne couverture des plans de contrôle permanents (80% sur l’ensemble du panel)
-   La bonne structuration des fiches de contrôle
-   Les plans de contrôle permanent sont respectés

Bonnes pratiques

-   Avoir recours à des intervenants qualifiés ayant reçu la « certification AMF »

-   Avoir recours à des outils de « pilotage » des contrôles permettant :
De générer des fiches de contrôle
Superviser et valider les travaux des intervenants
Générer des plans de remédiation
Générer des rapports de contrôles

-   Disposer d’un espace de travail sécurisé hébergé par le prestataire et y stocker les pièces justificatifs (la solution Dropbox Business est mise en avant)

-   le plan de contrôle interne est à bâtir à partir d’une approche fondée sur les risques ou liée à l’actualité réglementaire (ou les priorités de supervision de l’AMF pour l’année)
Validé et signé par le dirigeant

-   Inclure dans les fiches de contrôle
les éléments d’identification traditionnels,
les objectifs,
la liste des documents à revoir,
les modalités de sélection de l’échantillon de test et en justifier la représentativité
les entretiens à mener,
les références réglementaires (y compris les contrôles SPOT de l’AMF pour les utiliser),
le détail des travaux réalisés et
les conclusions du contrôle (via un code couleur rouge/orange/vert) assorties du détail des anomalies constatées
Le suivi des recommandations

-   Les rapports de contrôle interne :
Contiennent un tableau de synthèse des risques identifiés
Présentent les constats du rapport de contrôle interne sous la même forme que dans les fiches (code couleur)
Prévoient le suivi des recommandations





Mauvais points (dans l’ensemble)
-   La distinction entre contrôle permanent et contrôle périodique n’est pas correctement mise en œuvre

Mauvaises pratiques
-   Ne pas renseigner le client sur l’expérience réelle des intervenants
-   Ne pas prévoir et ne pas conserver des pièces justificatives
-   Ne pas allouer des moyens humains spécifiques entre contrôle périodique et contrôle permanent au sein d’un même cabinet
-   Ne pas intégrer d’indicateurs de priorité dans le plan de contrôle interne
-   Ne pas réaliser des contrôles majeurs
-   Présenter des reportings parfois lacunaires aux dirigeants

-   Omettre de renseigner dans les fiches de contrôle :
la date de réalisation des contrôles
l’identité de l’intervenant externe
la signature du prestataire et du dirigeant de la SGP qui valide la fiche
les références des pièces analysées

-   Ne pas renseigner dans le rapport de contrôle interne une description générale des contrôles et de leurs résultats,
une synthèse de l’examen des politiques et des procédures,
les exigences des évolutions réglementaires,
le taux de couverture des contrôles,
les anomalies relevées u cours de la période sous revue
les autres problèmes significatifs survenus au cours de la période sous revue
Le visa du dirigeant (ou un acte d’enregistrement)"



texte : AMF

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crédit photo : Image par  Gerd Altmann www.pixabay.com

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Contexte: MND (ex-Montagne & Neige Developpement) est spécialisée dans le développement, l’aménagement et la sécurisation des domaines skiables, de sites de loisirs et d’infrastructures en montagne. Introduite en bourse en 2013, la société a été admise à la négociation sur le compartiment C d’Euronext Paris, puis sur Euronext Growth à compter de 2018. Cougar Invest est un cabinet de conseil CIF depuis 2013 Les griefs concernant MND • On ne s'étendra pas sur les griefs concernant la société MND Les griefs concernant le CIF L'AMF s'appuie sur seulement 3 dossiers d'investissements sur les titres MND. Délit d'initié • Avoir fait réalisé à ses clients des opérations d’initiés en lien avec l’information relative au gain du contrat du téléphérique de Huy par MND Lettre de mission • Lettres de mission strictement identiques et par conséquent, non adaptées aux caractéristiques et motivations principales de chacun d’entre eux • Ces lettres de mission mentionnent une rémunération nulle pour l’étude patrimoniale et évoquent uniquement la possibilité d’honoraires dans le cadre d’une mission de suivi, sans préciser leur montant • Les lettres de mission comportent des informations générales sur différents scénarios de commissions susceptibles d’être perçues par le CIF, ce qui prive les clients d’une information claire et transparente concernant la rémunération effectivement perçue par Cougar Invest Rapport d’évaluation périodique • Aucun rapport d’évaluation périodique destiné à informer les clients: • (i) des coûts et frais effectivement supportés • et (ii) à vérifier l’adéquation des conseils fournis aux besoins et à la situation des clients, ne leur a été envoyé. • (rappel du 11° de l’article L. 541-8-1 CMF : "Lorsqu'ils fournissent un conseil mentionné au 1° ou 3° du I de l'article L. 541-1 (ndlr : Conseil sur instruments financiers ou sur Service d'Investissement), rendre compte à leurs clients, sur un support durable, des services fournis à ceux-ci. Le compte rendu inclut, lorsqu'il y a lieu, les coûts liés aux services fournis pour le compte du client. Le compte rendu inclut également des communications périodiques aux clients en fonction du type et de la complexité des instruments financiers concernés ainsi que de la nature du service fourni aux clients.") Déclarations d’adéquation • Les déclarations d’adéquation initialement transmises par Cougar Invest aux enquêteurs ont été signées en 2017 et 2018, soit bien antérieurement aux opérations réalisées en juillet 2020 sur le titre MND. • De plus, les nouvelles déclarations d’adéquation fournies, datées du 23 avril 2020 étaient manifestement des copies d’un document établi pour un autre client, sans adaptation. • Ces déclarations ne comportaient aucune mention spécifique au produit conseillé (titres MND) ni d’explications justifiant l’adéquation du titre MND aux besoins des clients au regard de leur expérience, de leur situation financière ou de leurs objectifs d’investissement. • Aucune déclaration d’adéquation n’a été établie pour les opérations de désinvestissement en titres MND réalisées par ces clients en juillet 2020 Questionnaire connaissance client • Les questionnaires de connaissance client fournis par Cougar Invest attribuent aux clients un niveau « expert », alors que ceux de la banque X indiquent un niveau de connaissances financières limitées (niveau validé par les clients eux mêmes). Une cliente indique qu'elle avait accepté d’être qualifiée d’« experte » sur proposition du CIF. • Les questionnaires de connaissance client de Cougar Invest fournis ne sont pas datés. RTO • Avoir transmis des ordres d’achat et de vente portant sur des OPC à la banque X: • en l’absence de toute convention de réception-transmission d’ordres (RTO) signée avec ces clients, • sans apporter la preuve que ces ordres provenaient effectivement des clients concernés • et sans fournir les enregistrements horodatés de la réception et de la transmission de ces ordres Surprenant ! Cougar Invest et son dirigeant n’ont pas déposé d’observations en réponse aux notifications de griefs, ni en réponse au rapport du rapporteur, et n’ont fait valoir aucun élément sur ce grief en réponse aux lettres circonstanciées Sanction • Sanction pécuniaire contre le dirigeant pour 400 000 euros assortie d’une interdiction définitive d’exercer l’activité de conseiller en investissements financiers. • La cour d’appel de Grenoble a déclaré Cougar Invest coupable de l’ensemble des infractions reprochées et confirmé la fermeture définitive de la société (Par un jugement du tribunal correctionnel de Grenoble du 14 novembre 2023, Cougar Invest a été déclarée coupable de réception illégale de fonds par un CIF mais relaxée des faits de blanchiment par personne morale.) • Sanction pécuniaire contre Cougar Invest pour 300 000 euros assortie d’une interdiction définitive d’exercer l’activité de conseiller en investissements financiers. Source : Décision de la commission des sanctions du 9 juillet 2025 à l'égard des sociétés MND (anciennement Montagne & Neige Developpement SA), EURL COUGAR INVEST Crédit photo : https://pxhere.com/fr/photo/892063
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Depuis le jeudi 27 février, l'outil O2S d'HARVEST est bloqué suite à une cyberattaque. L'information est officielle depuis le vendredi 28 février. A ce jour , mardi 4 mars, l'outil n'est pas rétabli. A ce jour, aucun élément n'indique qu'il y a eu fuite de données. CONSTATS & ANALYSES Suite à la cyberattaque d’HARVEST, il y a des obligations CNIL à faire en tant que vous Responsable des Traitements et HARVEST sous-traitant. D'autant qu'O2S contient une quantité astronomique de Données à Caractère Personnel sur les clients : adresse, mail, téléphone, RIB, patrimoine, CNI, peut-être données médicales...bref, c'est énorme. Donc il y a effectivement des choses à faire. Voici le lien vers la CNIL qui traite des violations de données personnelles : https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles En effet notre analyse est: qu’il y a eu une violation de données du fait d’un cas cité : perte de disponibilité , d’intégrité ou de confidentialité de données personnelles, de manière accidentelle ou illicite) En revanche on ne sait pas encore s’il y a eu fuite de données, LE DISPOSITIF d'HARVEST Voici les informations reçues par un CGP, en juillet 2024, sur le dispositif HARVEST : plutôt sérieux. "Sécurité physique : Les serveurs sont hébergés dans un Datacenter Interxion dans l’UE. Le Datacenter a de nombreuses certifications : ISO 14001:2004, ISO 27001 & ISO 22301, ISO 50001:2011, OHSAS 18001, ITIL V3 ,PCI-DSS, HDS (Hébergeur Données Santé). Les infrastructures sont monitorées 24h/24 et 7h/7. Les baies hébergeant les systèmes sont fermées à clé, seul le personnel habilité a accès aux baies : Notre sous-traitant (Waycom) pour la mise à disposition et la supervision des infrastructures d’hébergement travaillant pour le compte d’Harvest (hors baies privées dédiées dont l’accès est géré uniquement par Harvest) Les membres habilités de la DSI Harvest. Les grappes de disques ainsi que les alimentations sont redondées (ainsi que tous les éléments critiques physiques du Datacenter : réseaux internet, réseaux électriques, etc…). Sécurité logique : Les données de production sont accessibles uniquement par un nombre de personnes restreint, défini en accord avec le comité des risques d’Harvest. En aucun cas nos sous-traitants ont accès aux données applicatives. L’accès est basé sur une authentification : compte / mot de passe. Les droits et habilitations sont donnés selon le profil de l’utilisateur. Les flux sont chiffrés (HTTPS). Les données des applications répliquées en continue sur un serveur de secours local et sauvegardées sur un serveur de sauvegarde distant. Les opérations effectuées sur les serveurs sont journalisées. Les serveurs sont mis à jour régulièrement et possèdent un antivirus à jour. Des tests de vulnérabilité sont effectués périodiquement et donnent lieu, si nécessaire, à des plans de remédiation. Réglementaire : Dans le cadre de la réglementation européenne RGPD, un registre des traitements a été créé, il est maintenu par le DPO (Data Protection Officer) d’Harvest. Plan de continuité (PUPA), dans ce cadre Harvest : Dispose d’une procédure de gestion et d’escalade des incidents. A mis en place un comité des risques et est accompagné par un cabinet d’audit externe Activation de la cellule de crise en cas de problème majeurRéalise des évolutions régulières sur l’infrastructure matérielle et logicielle de ses environnements pour améliorer en permanence les performances et la sécurité " QUE FAUT IL FAIRE en interne ? La violation de données et la cyberattaque ne concernent pas VOS systèmes mais ceux d'un sous-traitant. Donc pas de panique. Quand on lit les instructions CNIL, dans cette configuration, il faut documenter la violation de données en interne. QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de la CNIL? Là l'instruction est claire : il faut notifier l’incident à la CNIL dans les 72 heures (donc aujourd'hui pour ceux qui ne l'ont pas faite). Pour ce faire, la CNIL vous accompagne : compléter le document préparatoire (aide au remplissage) : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/2023-07/trame_des_notifications_de_violations_de_donnees_0.odt puis faite la notification en ligne : https://notifications.cnil.fr/notifications/ QUE FAUT IL FAIRE vis à vis de vos clients ? Ne faites rien pour le moment ! Il faut prévenir les clients si la fuite de données est avérée. En effet, la CNIL précise : en cas de doute sur l’incidence de la fuite de données personnelles concernant la vie privée des personnes concernées (c’est le cas à ce jour car nous ne savons pas s’il y a eu fuite ou non de données), notifiez à la CNIL qui vous indiquera s’il est nécessaire d’informer les personnes. Voilà Croisons les doigts pour que vous puissiez rapidement travailler et que les données des clients ne fuitent pas.!
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